Rechtliches

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von nebenkostenexperte.com und des Kundenportals verarbeiten.

1. Verantwortlicher

2. Bereitstellung der Website

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hosting-Server technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Betriebssysteminformationen. Dies erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Bestellung, Kundenportal und Unterlagen

Für die Vorbereitung und Bearbeitung einer Nebenkostenabrechnung verarbeiten wir die von dir eingegebenen Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Objektadresse, Abrechnungszeitraum, Mieterangaben, Hinweise und hochgeladene Unterlagen. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags und vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn du Unterlagen mit Daten anderer Personen, insbesondere von Mietern, hochlädst, bist du dafür verantwortlich, hierzu berechtigt zu sein. Soweit wir diese Daten im Auftrag eines Vermieters verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung als Auftragsverarbeitung. Vor dem produktiven Einsatz dieses Bereichs wird die erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereitgestellt.

4. KI-gestützte Dokumentenauswertung

Nach der verbindlichen Einreichung können hochgeladene Unterlagen über die Programmierschnittstelle von OpenAI zur technischen Auswertung verarbeitet werden. Dabei werden die für die Auswertung erforderlichen Dokumentinhalte und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten übermittelt. Zweck ist ausschließlich, Dokumente zu erkennen und Angaben wie Zeitraum, Kostenpositionen oder fehlende Informationen für die weitere Bearbeitung vorzustrukturieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die KI dient nur als technische Unterstützung. Die Ergebnisse werden geprüft; sie treffen keine rechtliche Bewertung und ersetzen keine menschliche Kontrolle.

5. Zahlung

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe. Bei Auswahl der Zahlung wird eine Verbindung zu Stripe hergestellt. Stripe verarbeitet die für die Zahlung erforderlichen Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. E-Mail-Kommunikation

Wir verwenden deine E-Mail-Adresse, um Bestellungen zu bestätigen, Zugangsdaten zum Portal zu senden und Rückfragen zu deinem Vorgang zu beantworten. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Empfänger und Hosting

Die Website, das Kundenportal, die Datenbank und hochgeladene Unterlagen werden auf Servern eines von uns beauftragten Hosting-Anbieters betrieben. Empfänger können außerdem Stripe für die Zahlungsabwicklung und OpenAI für die vorstehend beschriebene technische Dokumentenauswertung sein. Zugriffe sind auf die für Betrieb, Bearbeitung und Sicherheit erforderlichen Personen beschränkt.

8. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck, die Bearbeitung des Vorgangs und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert.

9. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere bei der für unseren Sitz zuständigen Aufsichtsbehörde.

10. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff und unbefugte Veränderung zu schützen. Die Übertragung zwischen Browser und Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS.

11. Stand

Stand: 2. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung ist ein Entwurf für den aktuellen technischen Stand und sollte vor dem regulären Geschäftsbetrieb rechtlich geprüft werden.